選址工作歷時1個月，籌備工作組對鵬城高新技術產業園區內的10餘個候選場地進行了實地考察，最終選定園區核心區域的一棟新建科研樓宇的1-6層作為實驗室場地。該樓宇為鋼筋混凝土框架結構，抗震等級7級，抗風等級12級，使用壽命50年，實驗室佔地面積5000平方米，建築面積平方米，每層建築面積2000平方米，層高4.5米，符合科研實驗室的建設標準。場地周邊交通便利，距離鵬城地鐵11號線高新園站僅800米，距離廣深高速出入口3公里，便於裝置運輸和人員通勤；周邊配套完善，3公里範圍內有5家大型超市、8家銀行、10家餐飲機構，能滿足實驗室員工的日常生活需求。
場地裝修工作於協議簽訂後2個月內啟動，由鵬城知名裝修公司“廣田裝飾”負責施工，裝修總預算1500萬港元，裝修風格遵循“簡潔、實用、環保、科技”的原則，採用綠色環保材料（甲醛釋放量≤0.05/，符合龍國E0級標準）。具體裝修規劃如下：
1層為接待區、展廳和裝置入庫區：接待區面積300平方米，配備前臺接待臺（長6米、寬1.2米，材質為大理石）、休息沙發（10組，每組3人座）、展示架（6個，展示實驗室研發的電機樣品和稀有礦產材料樣品）；展廳面積500平方米，設定LED顯示屏（面積20平方米，解析度1920×1080），用於展示實驗室的研發成果、合作三方的企業介紹和新能源汽車電機的發展歷程；裝置入庫區面積1200平方米，地面鋪設承重20噸/平方米的耐磨地板，配備2臺電動叉車（型號合力CPD30）、10個重型貨架（長10米、寬1.2米、高5米，每層承重2噸），用於裝置和原料的儲存。
2-3層為研發實驗室區，共劃分8個專業實驗室，每個實驗室面積250平方米：
- 電機電磁設計實驗室：配備電磁模擬工作站（10臺，型號聯想ThinkStation D20，CPU為Intel Xeon X5670，記憶體24GB，硬碟1TB，安裝Ansoft xwell 12.0模擬軟體）、繪圖儀（2臺，型號惠普T790，列印精度2400dpi），用於電機繞組結構、磁鋼排列方式的設計與模擬；
- 永磁體應用實驗室：配備永磁體磁效能測試儀（3臺，型號LDJ 9600，測量範圍0-5T，精度±1%）、高溫老化試驗箱（2臺，型號BINDER 53，控溫範圍-40℃至200℃，控溫精度±0.5℃），用於測試稀有礦產永磁體在電機中的應用效能和穩定性；
- 電機結構設計實驗室：配備三維掃描器（2臺，型號蔡司COT L3D，掃描精度0.01）、3D印表機（3臺，型號Stratasys FD400，列印精度0.1）、機械加工裝置（車床、銑床、磨床各1臺，型號分別為CA6140、X5032、130），用於電機結構件的設計、原型製作和加工；
- 電機控制實驗室：配備DSP開發板（20塊，型號TI T320F）、示波器（5臺，型號泰克DPO4104B，頻寬1GHz，取樣率5GS/s）、電源供應器（10臺，型號安捷倫6674A，輸出電壓0-60V，電流0-40A），用於電機控制系統的開發與測試；
- 材料分析實驗室：配備原子吸收分光光度計（2臺，型號島津AA-6300，檢測精度0.001%）、掃描電子顯微鏡（1臺，型號日立S-3400N，放大倍數10-倍）、硬度計（2臺，型號布氏HB-3000，測量範圍4-450HB），用於分析電機材料的成分、微觀結構和力學效能；
- 環境適應性實驗室：配備高低溫溼熱試驗箱（2臺，型號韋斯試驗裝置WSLH-1000，溫度範圍-70℃至150℃，溼度範圍10%-98%RH）、鹽霧試驗箱（1臺，型號鹽霧腐蝕試驗箱YWX/Q-150，鹽霧沉降量1-2/80c·h），用於測試電機在極端環境下的工作效能；
- 噪聲振動實驗室：配備聲學測試系統（1套，型號B&K 3560C，頻率範圍2Hz-20kHz）、振動測試儀（3臺，型號布魯克菲爾德TV300，測量範圍0.1-100/s）、消聲室（1間，面積50平方米，背景噪聲≤20dB(A)），用於測試電機的噪聲和振動水平；
- 電池電機匹配實驗室：配備動力電池組（5組，容量100Ah，電壓384V）、電機控制器（10臺，自主研發）、功率分析儀（2臺，型號橫河WT3000，測量精度±0.1%），用於測試電機與動力電池的匹配效能。
4-5層為中試車間和檢測中心：中試車間面積4000平方米，配備電機生產線（2條，每條長30米、寬5米，包含定子繞組機、轉子壓裝機、電機裝配線、老化測試線等裝置），年中試產能達500臺電機；檢測中心面積2000平方米，配備電機效能綜合測試系統（3套，型號湘儀電機測試系統XJDN-100，功率範圍0-100kW，轉速範圍0-r/n，測量精度±0.2%）、效率測試系統（2套，型號ZJXN-50，效率測量精度±0.1%）、耐久性測試系統（1套，型號LDNS-200，可連續測試小時），用於電機產品的全面性能檢測。
6層為辦公區、會議室和休息區：辦公區面積1200平方米，劃分30個獨立辦公室和1個開放式辦公區，可容納120名員工辦公，每個辦公室配備電腦（型號聯想ThinkCentre 8p）、印表機、檔案櫃等辦公裝置；會議室面積500平方米，分為大、中、小三個會議室，大會議室可容納80人，配備高畫質投影幕布（150英寸）、視訊會議系統（Poly VSX7000）、音響系統，用於召開大型會議和技術研討會；中會議室可容納30人，小會議室可容納10人，滿足日常溝通需求；休息區面積300平方米，配備沙發、茶几、咖啡機、冰箱、微波爐等設施，為員工提供舒適的休息環境。
裝修施工過程順利，施工單位嚴格按照設計方案和工期要求推進，每天投入100名施工人員、20臺施工裝置，經過3個月的緊張施工，於2009年下半年末完成全部裝修工作，並通過了鵬城環境保護局、安全生產監督管理局等部門的驗收，各項指標均符合相關標準。
裝置採購工作與裝修施工同步進行，籌備工作組透過公開招標的方式，選擇了國內外知名裝置供應商，確保裝置的質量和效能。裝置採購總預算8000萬港元，共採購各類研發、檢測、中試裝置150餘臺（套），其中進口裝置佔比40%，國產裝置佔比60%。進口裝置主要包括掃描電子顯微鏡、聲學測試系統、功率分析儀等高精度裝置，供應商包括德國蔡司、丹麥B&K、日本橫河等；國產裝置主要包括電磁模擬工作站、3D印表機、電機生產線等，供應商包括聯想、大族雷射、湘儀儀器等。所有裝置均在裝修完成後1個月內送達實驗室，並由供應商派遣專業技術團隊完成安裝除錯，經過測試，裝置執行穩定，各項效能指標均達到設計要求。
團隊組建工作是實驗室籌備的核心環節，三方共選派80名核心技術專家組成研發團隊，其中飛天集團25人（以稀有礦產材料研發、永磁體應用技術專家為主，包括10名博士、12名碩士、3名本科，其中高階職稱15人、中級職稱10人），李家成新能源公司30人（以電機設計、生產工藝、測試技術專家為主，包括8名博士、15名碩士、7名本科，其中高階職稱12人、中級職稱18人），龍國科學院電工研究所25人（以電磁理論、電機控制、材料科學專家為主，包括12名博士、10名碩士、3名本科，其中高階職稱20人、中級職稱5人）。團隊平均年齡35歲，平均從業年限10年，其中有15人參與過國家重點研發專案，10人獲得過省部級以上科技獎勵，具備深厚的理論基礎和豐富的實踐經驗。
為確保團隊協作順暢，籌備工作組組織了為期2周的團隊融合培訓，內容包括三方企業文化介紹、實驗室管理制度講解、技術知識分享、團隊建設活動等。培訓期間，團隊成員透過技術研討會、分組討論、實地參觀等方式，相互瞭解、交流經驗，迅速建立了良好的合作關係，為後續研發工作的順利開展奠定了基礎。
制度建設方面，籌備工作組制定了《實驗室管理辦法》《研發專案管理規定》《裝置使用維護制度》《智慧財產權管理辦法》《財務管理制度》等15項規章制度，涵蓋研發、裝置、人員、財務、智慧財產權等各個方面。其中，《智慧財產權管理辦法》明確了研發成果的歸屬和分配方式：三方共同研發的成果，智慧財產權由三方共有，任何一方單獨使用需書面通知另外兩方，聯合使用或轉讓需三方一致同意，收益按股權比例分配；一方單獨研發的成果，智慧財產權歸該方所有，但另外兩方享有優先使用權。這些制度的制定，為實驗室的規範化運營提供了保障。
2009年下半年末，實驗室籌備工作全部完成，正式啟動成立儀式。成立儀式在實驗室1層展廳舉行，現場佈置莊重而熱烈：展廳入口處搭建了長12米、寬6米、高1.2米的啟動舞臺，檯面鋪設紅色地毯，舞臺背景板長12米、高4米，背景板主體為實驗室全景圖，下方標註“新能源汽車電機合作實驗室成立儀式”和“2009年下半年·鵬城”字樣，背景板兩側各擺放10個金色花籃（每個花籃高1.8米，插滿紅玫瑰、百合、滿天星），花籃之間懸掛著10條紅色條幅，條幅上寫著“科技賦能新能源，聯合研發創未來”“突破核心技術，引領產業升級”等標語；舞臺前方設定了300個座位，分為嘉賓區（100個座位，配備真皮座椅）、團隊區（200個座位，配備摺疊椅），座位前方擺放著實驗室宣傳冊和礦泉水。
上午9點30分，嘉賓陸續到場，包括鵬城市政府相關部門負責人（市科技局局長、市發改委副主任等）、龍國科學院相關領導、行業協會代表、合作三方高層（王莽、李家成、龍國科學院電工研究所所長張平）、國內外新能源汽車企業代表（比亞迪、特斯拉、寶馬等）、媒體記者等，共計200餘人。王莽穿著淺灰色西裝，與李家成、張平一同在展廳入口迎接嘉賓，與他們握手寒暄，隨後引導嘉賓前往休息區休息。
上午10點整，成立儀式正式開始，主持人是李家成新能源公司副總經理張偉，他穿著黑色西裝，手持無線話筒走上舞臺：“尊敬的各位領導、各位嘉賓、親愛的研發團隊成員們，大家上午好！今天，我們歡聚在鵬城高新技術產業園區，共同見證新能源汽車電機合作實驗室的成立儀式。這個實驗室由飛天集團、李家成新能源公司、龍國科學院電工研究所強強聯合打造，總投資1.8億港元，配備國際一流的研發裝置和頂尖的技術團隊，致力於研發高效、節能、長壽的新能源汽車電機，為龍國新能源汽車產業的發展注入強大動力！現在，讓我們用熱烈的掌聲，歡迎各位嘉賓的到來！”
現場響起熱烈的掌聲，主持人待掌聲平息後，繼續說道：“首先，讓我們有請飛天集團董事長王莽先生致辭，大家掌聲歡迎！”
王莽走上舞臺，接過話筒，語氣沉穩有力：“尊敬的各位領導、各位嘉賓、朋友們，上午好！首先，我代表飛天集團，對各位在百忙之中參加實驗室成立儀式表示熱烈的歡迎和衷心的感謝！新能源汽車產業是龍國戰略性新興產業，電機作為新能源汽車的核心部件，其效能直接決定了汽車的動力、續航和效率。長期以來，高階新能源汽車電機市場被國外企業壟斷，核心技術受制於人，這嚴重製約了龍國新能源汽車產業的發展。飛天集團作為龍國稀有礦產產業的領軍企業，始終致力於為高階製造業提供核心材料支援，此次與李家成新能源公司、龍國科學院電工研究所合作成立實驗室，就是要整合三方優勢資源，攻克電機核心技術，打破國外壟斷，讓龍國新能源汽車用上自主研發的高階電機！”
“飛天集團將為實驗室提供充足的資金保障和穩定的稀有礦產材料供應，我們的稀有礦產材料純度已提升至99.997%，能為電機研發提供優質的基礎材料；同時，我們將全力支援實驗室的研發工作，鼓勵技術創新，寬容失敗，為研發團隊創造良好的工作環境。我相信，在三方的共同努力下，實驗室一定能攻克一系列技術難題，研發出具有國際先進水平的新能源汽車電機，為龍國新能源汽車產業的高質量發展作出更大貢獻！”
王莽致辭結束後，現場再次響起熱烈的掌聲，隨後，李家成、張平、鵬城市科技局局長依次上臺致辭，他們均對實驗室的成立表示祝賀，肯定了三方合作的意義，並表示將全力支援實驗室的發展，為實驗室的研發工作提供政策、資源等方面的支援。
上午10點30分，致辭環節結束，主持人宣佈進入簽約暨揭牌環節：“現在，讓我們有請王莽先生、李家成先生、張平先生上臺，代表三方簽訂《新能源汽車電機合作研發協議》，併為實驗室揭牌！”
三位代表依次走上舞臺，工作人員遞上《新能源汽車電機合作研發協議》（共20頁，詳細約定了研發目標、研發分工、資金投入、成果分配等內容），三人分別在協議上簽字、蓋章，隨後共同揭開覆蓋在實驗室牌匾上的紅色綢布，牌匾為銅質材質，長1.5米、寬0.6米，刻有“新能源汽車電機合作實驗室”金色字樣，字型雄渾有力。揭牌瞬間，舞臺兩側的禮炮同時響起（共12門禮炮，噴出金色彩帶和彩花），現場響起熱烈的掌聲和歡呼聲，媒體記者們紛紛按下快門，記錄下這一重要時刻。
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