聖意既定，出使諸事即刻緊鑼密鼓鋪展開來。北境路途千里迢迢，又苦寒荒涼，加之此行身負議和救人、探查軍情雙重重任，半分疏漏便可能滿盤皆輸，是以蘇圓圓不敢有絲毫懈怠，即刻著手統籌一應出行籌備事宜。
陛下特意下旨，令禮部、戶部、兵部三部協同配合，加急籌備出使物資。三部領命，不敢耽擱，當日便各派主事官員齊聚御史臺，與蘇圓圓對接明細。
其中禮部特派從五品主事李隨安隨行左右，專司對接禮儀規制、議和文書、外交往來一應瑣事。此人雖為女子，卻深耕禮部二十餘年，曾隨使團出使過西域諸國，不僅熟稔邦交禮節中“三揖三讓”的進退分寸，更對蠻族部落“以物易信”的習俗瞭如指掌。譬如知曉需備足二十柄鑲嵌寶石的短刀作為初見贈禮，又清楚談判時需將盟約文書謄寫三份，一份用漢文，一份用蠻族文字，第三份則以硃砂混合羊血繪製圖騰，方能顯露出“天地共鑑”的誠意。這些細碎卻關鍵的實務，恰好補足了蘇圓圓在外交禮節上的短板。
籌備之初，千頭萬緒，繁雜至極。蘇圓圓徹夜擬定物資清單，從信物到糧草，從禦寒之物到急救藥材，條分縷析，鉅細靡遺。
首當其衝便是朝廷許諾漠南部族的議和信物。戶部奉旨調撥的五萬石糧草，蘇圓圓親自去京郊最大的官倉核驗。她讓人隨機挑開十袋糧袋，指尖捻起穀粒，湊到鼻尖細嗅，確認無黴味、無沙土，又數出百粒穀米，只挑出三粒癟谷，這才點頭透過。為防途中被人調包，她命人將糧草分三十批轉運至城外行營，每批糧車都派兩名戶部吏員與兩名玄甲衛共同押送，入庫時需四人同時簽字畫押，裝車時更要在糧袋封口處加蓋御史臺與戶部的雙印騎縫章，連麻袋的針腳樣式都做了統一規定，稍有偏差便需重新核驗。
千匹上等雲錦素布，蘇圓圓特意讓人按蠻族喜好的靛藍、赭石二色挑選，每匹布的邊緣都用銀線繡上簡化的雲紋，既不失天朝體面，又避免因紋樣繁複引發“僭越”爭議。百套綢緞成衣則分男女款，男裝做成長袍配皮靴，女裝則在袖口、裙襬處預留出縫毛皮的餘地，以便蠻族自行添置禦寒。數十壇貢酒選用的是五年陳的女兒紅，壇身裹著防潮的油紙，外罩藤編筐，筐底墊著三層棉絮，防止顛簸碎裂。成套鎏金器皿更是用錦盒分層收納，盒內鋪著天鵝絨，每件器皿的耳、足等易損處都裹著軟布，再以細麻繩固定，確保車馬顛簸時不會碰撞出半點聲響。
北境風雪酷寒，遠非京城冬日可比，一行人長途跋涉，禦寒物資乃是重中之重。蘇圓圓除了叮囑工部趕製加厚羊毛戰袍、狐裘披風，特意讓人將披風的領口處加縫了一圈貉子毛，既能護住脖頸，又不妨礙騎馬時轉頭；防凍棉靴的鞋底則釘了防滑的銅釘，鞋內墊著兩層氈子，靴筒高達膝蓋，靴口處縫有收緊的皮繩，可防雪水灌入。她甚至算到夜間露營的寒徹，讓人準備了百張雙層氈毯，每層都厚達半寸，又備下五十個銅製暖爐，爐身刻著通風的細孔，既能取暖又不會引發炭火窒息。就連車馬的改造都親力親為：車廂內壁釘上厚木板，板間夾著蘆花，外層再蒙一層防水油布；車軸處多纏了三層麻布，浸過桐油，減少摩擦時的震動；車輪則換上更寬的鐵瓦輪，在雪地裡不易陷轍。
隨行藥箱更是細緻到極致。太醫院按蘇圓圓的要求，備下的藥材不僅有尋常的防風禦寒丸、活血止痛膏，更有專治凍傷的“凍瘡酊”：需用當歸、紅花浸泡在燒酒中，再埋入雪堆三日後方可使用；針對蠻族地區可能出現的瘴氣，特意帶了二十包“避穢散”，用蒼朮、白芷等藥材研磨而成，可點燃燻蒸帳篷。考慮到溫老尚書的腿疾，蘇圓圓讓人定製了一個銅製的藥燻爐，爐身小巧可提，能裝入艾葉、生薑等藥材，點燃後可隔著衣物熱敷膝蓋；又備下三十副“溫經湯”的藥材，按每日劑量分裝成小包，寫上服用時辰，交由老尚書的隨從貼身保管。
軍務隨行物資亦十分講究，兵部調配的兵刃中，除了玄甲衛慣用的長刀，蘇圓圓特意加了十柄短匕，匕首柄內中空，可藏入密信；弓箭則選了射程遠卻不易崩弦的牛角弓，箭簇淬了麻藥而非劇毒，既能制敵，又留有餘地，避免激化與蠻族的矛盾。
孫浩對接的軍糧司單獨儲備的乾糧，是用麵粉混合豬油、芝麻烤制的“硬麵餑餑”，每個餑餑都用油紙包好，再裝入密封的木盒，保質期可達一個月；淨水則用陶甕儲存，甕口用布塞緊，再塗一層蠟，防止途中汙染。更妙的是，孫浩建議帶十車“備用糧草”，實則車內暗藏沙盤、輿圖、測風儀等物，方便沿途繪製北境地形與佈防圖。
整整十日，京城內外車馬不絕，日夜忙碌。城門外的出使行營日日人聲鼎沸：戶部吏員蹲在糧堆旁核對數量，手指在算盤上打得噼啪作響；禮部工匠趴在案前謄寫盟約，筆尖在絲綢上劃過，留下墨色的痕跡；玄甲衛則在空地上演練陣型，刀光閃過，帶起陣陣寒風。蘇圓圓每日天未亮便趕赴行營，逐一核查：拿起一件棉袍掂量厚度，翻開糧袋檢視封口，甚至會抽查隨從是否熟記急救藥材的用法。發現有個驛卒的棉靴鞋底銅釘鬆動，當即讓人重釘；見貢品中的一罈酒罈身有裂痕，立刻命人換了新壇，連封口的泥封都要重新按古法調變。
人事編排上，亦是層層周密部署。溫恆老尚書的暖車旁，常設兩名熟悉北境方言的通事，隨時準備記錄蠻族的習俗禁忌；李隨安的行囊裡，除了文書，還藏著一本《漠南諸部志》，是蘇圓圓託人從翰林院舊檔中翻出的孤本，上面記載著各部落的親緣關係與恩怨糾葛；孫浩則與玄甲衛的隊長約定了暗號——途中若見到“三長兩短”的炊煙，便意味著發現蕭承策的異動，需立刻傳遞訊息。
